Arhivarea electronica a documentelor este serviciul ce vine la pachet cu o multime de avantaje pentru companii. Printre cele mai importante sunt: economisirea timpului si a spatiului, dar mai ales pastrarea documentelor in siguranta.
Prin intermediul digitalizatii fondului arhivistic, companiile pot avea acces nelimitat la toate datele si documentele importante.
Iata de ce ar trebui sa apelezi la serviciul de arhivare electronica a documentelor:
- Productivitate sporita
Deseori, angajatii petrec o mare parte din timp cautand si organizand diferite documente. Implementarea unei solutii de arhivare electronica a documentelor intr-o companie creste considerabil productivitatea angajatilor, dar imbunatateste si relatia cu partenerii de afaceri. Automatizarea proceselor de lucru nu doar ca simplifica preluarea si cautarea documentelor, ci mai mult de atat, faciliteaza utilizarea datelor in siguranta.
- Costuri reduse
Stocarea fizica a documentelor este mult mai costisitoare decat arhivarea electronica. Ai nevoie de un spatiu amenajat si de angajati in plus care sa se ocupe de verificarea, organizarea si pastrarea acestora in siguranta. Astfel, transferul documentelor importante in mediul digital te ajuta sa economisesti bugetul pe care in mod normal, l-ai fi investit in personal, in stocarea, copierea si imprimarea documentelor, dar si in fluxul de informatii.
- Acces rapid si securizat
Arhivarea electronica permite accesul rapid la informatii, oricand, oriunde si de pe orice dispozitiv. fara restrictii de timp, spatiu sau zi de lucru. Datorita etichetarii automate, informatiile necesare pot fi accesate in doar cateva secunde. De asemenea, accesul poate fi partajat in functie de departamentele personalului. Astfel, documentele vor fi protejate si ai posibilitatea de a realiza un back-up in cazul situatiilor neplacute. In felul acesta, vei pastra in siguranta toate documentele esentiale companiei tale si vei elimina riscul pierderii acestora.
Orice activitate efectuata in sistemul de arhiva va fi memorata si pusa la dispozitie pentru monitorizare si control.
- Proces simplu si modern
Arhivarea electronica poate fi implementata inclusiv in companiile complexe. Este un proces simplu si modern, tot mai apreciat in randul afacerilor care vor sa reduca posibilele erori si sa economiseasca timp si bani. Personalul care dispune de acces in arhiva electronica va fi notificat cu privire la data de expirare a documentelor si la alte informatii ce favorizeaza gestionarea corecta a acestora.
Cum realizam arhivarea electronica
Procesul de arhivare electronica este unul simplu, dar care aduce avantaje pe termen lung tuturor companiilor. Documentele din arhiva fizica sunt scanate, indexate si structurate intr-o arhiva electronica. Fiecare document va avea propriile informatii atase pentru a facilita regasirea acestuia in arhiva.
Asadar, arhivarea electronica reprezinta o solutie eficienta ce se poate aplica in orice industrie pentru managementul eficient al documentelor. Acum poti distribui informatiile importante din organizatia ta si poti fi sigur ca respecti in totalitate normele legale in vigoare.
