Arhivare fizică
documentele!

În cazul în care compania dumneavoastră deține mai mult de un fond arhivistic, în situații precum fuziunea a două sau mai multe organizații sau diviziunea unei companii, iar apartanența documentelor nu este clar determinată, este necesară derularea procesului de fondare documente. Această operațiune presupune delimitarea tuturor documentelor ce aparțin unui fond arhivistic, prin analizarea conținutului, formei, a elementelor de constituire şi de înregistrare, a ștampilei, rezoluțiilor și semnăturilor din cuprinsul documentelor, pentru a fi ordonate ulterior în cadrul fondului.

Ulterior procesului de sortare, documentele sunt grupate în dosare pe baza Nomenclatorului arhivistic, în funcție de conținut și termene de păstrare, conform cerințelor companiei dumneavoastră. Operațiunea de constituire a unităților arhivistice presupune organizarea și numerotarea documentelor în dosare, precum și eliminarea dubletelor, notelor, însemnărilor personale, ciornelor sau actelor fără legătură cu problemele din dosar. În urma grupării documentelor, dosarele sunt sigilate, etichetate cu informații legate de conținutul acestora și organizate în cutii, urmând a fi inventariate, pentru a fi găsite și accesate cu ușurință.

Inventarierea dosarelor este o etapă foarte importantă în procesul de arhivare fizică, întrucât o evidență cât mai exactă a documentelor companiei dumneavoastră asigură accesarea cu ușurință a actelor din arhivă. Ulterior ordonării documentelor și dosarelor conform nomenclatorul arhivistic, acestea sunt luate în evidență, prin analizarea și notării conținutului fiecărui dosar în inventarul arhivistic, pentru a permite gestiunea cât mai eficientă a arhivei, accesul rapid la informații, precum și eliminarea ulterioară din arhivă a documentelor ce devin nefolositoare companiei dumneavoasră.

Ordonarea documentelor este o etapă importantă, întrucât sortarea cât mai optimă a acestora permite maximizarea accesului la informații, precum și eficientizarea gestionării arhivei companiei dumneavoastră. Operațiunea de ordonare a documentelor presupune sortarea acestora pe baza nomenclatorului arhivistic, conform unor criterii prestabilite, avându-se în vedere natura informațiilor, organigrama companiei dumneavoastră şi termenele de păstrare a documentelor.

Operațiunea de legătorie a unităților arhivistice presupune coaserea filelor și coperților documentelor conform normelor legale, cu sfoară de cânepă, între coperţi de carton, cu grosimea cotorului de maxim 2,5 cm, astfel încât documentele din dosar să nu fie afectate, iar conținutul lor să poată fi citit cu ușurință.

Vă oferim consultanță de specialitate pentru întocmirea nomenclatorului arhivistic conform Organigramei și Regulamentului de organizare și funcționare ale companiei dumneavoastră și stabilirea termenelor de păstrare a documentelor din arhivă. Totodată, asigurăm legătura permanentă cu Arhivele Naționale pentru informare, precum și pentru validarea Nomenclatorului arhivistic al companiei dumneavoastră.

Prin procesul de selecționare a documentelor se stabilește relevanța acestora, avându-se în vedere respectarea termenelor de păstrare prevăzute în nomenclatorul arhivistic, pentru a face posibilă eliminarea documentelor devenite nefolositoare pentru compania dumneavoastră. Această activitate contribuie la o gestiune mai eficientă a arhivei companiei dumneavoastră, întrucât presupune verificarea tuturor documentelor și eliminarea celor care au depăşit termenul legal de păstrare, având ca rezultat eliberarea spațiului de depozitare și actualizarea evidenței documentelor. Confirm Legii 16/1996 a Arhivelor Naționale, procesul de selecționare și eliminare a documentelor din arhiva companiei dumneavoastră se poate realiza doar după obținerea avizului Arhivelor Naționale și numai cu aprobarea Comisiei de Selecționare din cadrul organizației creatoare.