Termeni uzuali folosiți în domeniul de arhivare a documentelor.
Serviciile de arhivare oferite de societatea noastră , sunt de un raport calitate preț greu de
întâlnit în domeniul de arhivare documente. Societatea noastră oferă încredere și rapiditate prin
modul prin care lucrăm, am dovedit acest lucru în cei 30 de ani de activitate. Având în vedere
că ne dorim să ne ajutăm clienții pe cât de mult putem, vă punem la dispoziție înțelesul celor mai
folosite cuvinte în domeniul arhivării.
arhivă – totalitatea documentelor, indiferent de formă, suportul şi metoda de inscripţionare,
create şi deţinute de-a lungul timpului de către orice persoană juridică de drept public sau privat,
în exerciţiul activităţii sale, precum şi de orice persoană fizică, în decursul existenţei acesteia;
o arhivă poate fi formată din unul sau mai multe fonduri arhivistice;
arhivar – angajat care administrează, prelucrează şi gestionează documentele unui
creator/deţinător de arhivă, ce deţine o diplomă de bacalaureat şi un atestat/certificat specific
activităţilor pe care le desfăşoară;
arhivist – specialist care îşi desfăşoară activitatea la un creator/deţinător de arhivă având ca
sarcină prelucrarea, administrarea, păstrarea, utilizarea şi protejarea arhivelor, care deţine o diplomă
de studii universitare prevăzute în standardul ocupaţional;
autorizaţie de funcţionare – act emis de Arhivele Naţionale care dă dreptul unui operator economic
să presteze servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor;
creator de arhivă – persoana fizică ori persoana juridică de drept public sau privat care, în decursul
existenţei sale sau, după caz, a activităţii sale, a creat sau creează arhivă;
Depozit de arhivă – spaţiu special amenajat pentru păstrarea,
conservarea şi protejarea arhivelor;
Deţinător de arhivă – persoană juridică de drept public sau privat, precum şi persoană
fizică care are în păstrare documente rezultate din activitatea proprie sau preluate prin desfiinţarea,
comasarea sau reprofilarea unor creatori de arhive;
Document – informaţie înregistrată pe orice fel de suport, creată sau primită şi păstrată de către un creator/deţinător de arhive;
Fond arhivistic – ansamblul documentelor de orice natură create şi primite de către un creator de arhive pe parcursul existenţei sale;
Fondare – operaţiune de stabilire a apartenenţei documentelor la un fond arhivistic;
Inventariere – operaţiune de luare în evidenţă a documentelor
şi unităţilor arhivistice dintr-un fond arhivistic, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic;
Ani extremi – data celui mai vechi şi a celui mai nou document din cadrul unui fond arhivistic/dosar;
Nomenclator arhivistic – instrument de lucru utilizat la constituirea unităţilor arhivistice pe structuri
organizatorice, pe probleme şi termene de păstrare;
Ordonare – operaţiune de grupare a unităţilor arhivistice din cadrul unui fond arhivistic după un anumit criteriu:
cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme;
Prelucrare arhivistică – ansamblul operaţiunilor efectuate asupra unei arhive sau unei părţi a acesteia,
în ceea ce priveşte fondarea, ordonarea, inventarierea şi selecţionarea, cu scopul de a asigura evidenţa şi utilizarea documentelor;
Selecţionare – operaţiunea de eliminare a unităţilor arhivistice/documentelor dintr-un fond arhivistic,
atunci când termenele de păstrare au expirat;
Unitate arhivistică (u.a.) – element component al unui fond arhivistic care se individualizează
prin conţinutul şi forma sa şi care ocupă o poziţie distinctă într-un instrument de evidenţă.
Date în formă electronică – reprezentări ale informației, într-o formă conventională adecvată creării,
prelucrării, trimiterii, primirii sau stocării acesteia prin mijloace electronice.
Servicii de indexare și validare documente – Sisteme de ultimă generație
de recunoaștere a documentelor care permit soft-urilor să transforme documentele în informatii editabile care pot
fi citite ca fișier de computer.
Document electronic – colecție de date în formă electronică între care există relații logice și funcționale
și care pot fi redate prin litere, cifre sau orice alte caractere cu semnificație inteligibilă sau prin
imagini ori sunete, prin intermediul unui program informatic sau altui procedeu similar.
Document arhivat electronic – reprezentarea fidelă, în format electronic accesibil echipamentelor
electronice de prelucrare a datelor, a unui document pe hârtie.
Metadată – date descriind contextul, conținutul și structura documentelor arhivate electronic și
administrarea lor de-a lungul timpului.
Arhivarea electronică a documentelor – procesul de transpunere în format electronic,
accesibil echipamentelor electronice de prelucrare a datelor, prin scanarea documentului pe hârtie,
clasificare și asociere de metadate.
Sistem electronic de arhivare – sistem informatic destinat colectării, stocării, organizării și catalogării
documentelor arhivate electronic în scopul conservării, consultării și redării acestora.
Arhivă electronică – sistemul electronic de arhivare impreună cu
totalitatea documentelor arhivate electronic.
Mediul de stocare – orice mediu pe care se poate înregistra sau de pe care se poate reda un document în formă electronică.
Titularul dreptului de dispoziție asupra documentului – persoana fizică sau juridică proprietară sau, dupa caz,
emitentă a documentului, care are dreptul de a stabili și modifica regimul de acces la document, conform legislației în vigoare.
Regim de acces la document – gradul în care se acordă drept de acces la document de către titularul dreptului
de dispoziție asupra documentului.
Utilizatorul arhivei electronice – orice persoană care este autorizată sa aibă acces la arhiva electronică.
Administratorul arhivei electronice – un utilizator care administrează documentele arhivate
electronic în cadrul arhivei electronice, precum și sistemul electronic de arhivare.
Regim de acces la document – gradul în care se acordă dreptul de acces la document de către
titularul dreptului de dispoziție asupra documentului.
Conservare – procesele și operațiile implicate în asigurarea supraviețuirii de-a lungul timpului a unei
îregistrări autentice, din punct de vedere tehnic și intelectual.
