Servicii de arhivare fizică și electronică a documentelor

De ce arhivarea electronică poate fi o opțiune pentru compania dumneavoastră?

Într-o eră a digitalizării, arhivarea electronică reprezintă răspunsul firesc la nevoile utilizatorilor. Volumul de documente al unei companii crește an de an, iar fișetele devin mult prea voluminoase și greu accesibile.

Dacă vă regăsiți într-una dintre situațiile de mai jos, luați în considerare serviciile profesionale de arhivare electronică:

Aveți nevoie de acces rapid, sigur și controlat la documente
Spațiile de depozitare necesită o gestionare mai eficientă
Capacitățile interne de procesare a documentelor sunt limitate
Există riscul comiterii de erori în cadrul procesării manuale sau documentele pot fi chiar pierdute
Documentele fizice ale companiei se degradează rapid din cauza manipulării frecvente sau a vechimii

Nu trebuie să vă confruntați cu aceste provocări la nesfârșit. Consultați lista de beneficii ale arhivării electronice de mai jos pentru a vă convinge de importanța acestui serviciu și pentru compania dumneavoastră!

Cere Ofertă

Despre arhivarea electronică

Sistemul de arhivare electronică este practic. Acesta permite păstrarea documentelor în siguranță și eficientizarea spațiului și a costurilor dedicate unei arhive fizice. În plus, asigură accesul rapid și simplu la baza de date (informație sau documente scanate) a companiei dumneavoastră, înlăturând riscurile legate de deteriorarea documentelor, ca urmare a trecerii timpului sau a manipulării excesive.

Cere Ofertă

Beneficiile arhivării electroniceprin intermediul
unui software de document management

Echipa Soluții Arhivă vine în întâmpinarea nevoilor companiei dumneavoastră cu o serie de beneficii de care și dumneavoastră vă puteți bucura. Digitalizarea fondului arhivistic aduce cu sine numeroase avantaje, printre care accesul facil, de oriunde și oricând, la datele companiei.
Vă prezentăm aici o listă detaliată a beneficiilor arhivării electronice:

Acces rapid și standardizat la documente

Soluțiile de arhivare electronică permit arhivarea oricărui tip de document, fie el document scris de mână sau chiar imagini. Documentele sunt disponibile imediat, fiind accesibile în platformă, fără a fi necesare căutări complexe în locații fizice sau pe server. Astfel, personalul companiei poate eficientiza timpul alocat accesării documentelor. Mai mult, accesul standardizat presupune utilizarea unei interfațe unice, ușor de folosit, care facilitează gestionarea documentelor.

Acces securizat la documente

Sistemul informatic de arhivare electronică asigură un acces securizat la documente. Accesul securizat la documente este posibil prin acordarea de drepturi de acces unor utilizatori selectați. În plus, documentele digitale sunt securizate prin criptare și parolare. Astfel, se asigură transparența în privința utilizării documentelor companiei. Mai mult, utilizatorii cu permisiuni limitate nu pot șterge sau elimina documente din sistem. În acest mod, arhivarea electronică devine o modalitate sigură și eficientă pentru stocarea și managementul documentelor.

Costuri reduse

Diverse studii internaționale au demonstrat că angajații petrec între 20-40% din timpul de muncă căutând documente sau informații. De aceea, accesul facil la o arhivă electronică crește productivitatea angajaților, dar și elimină costul interogărilor unei arhive fizice. Automatizările simplifică căutarea și preluarea datelor necesare.

Documente protejate

Arhiva electronică asigură gestionarea în siguranță a documentelor, fără riscul de a se pierde sau a se deteriora din cauza uzurii. Documentele electronice sunt indexate pentru a putea fi găsite ușor cu ajutorul funcției de căutare. Mai mult, documentele ce necesită a fi arhivate pe o perioadă mai lungă de timp sunt păstrate în format digital. Astfel, se evită riscul pierderii sau distrugerii acestora din cauza unor situații neprevăzute.

Sunteți gata să obțineți o cotație?
Ne-am bucura să primim vești de la dumneavoastră.
Cere Ofertă

Un software care vă oferă acces rapid la documente, adaptat nevoilor și cerințelor companiei dumneavoastră.

Sistemul informatic de arhivare electronică pe care vi-l punem la dispoziție vă oferă posibilitatea introducerii documentelor în baza de date, funcții de căutare complexe și respectarea regimului de acces pentru fiecare utilizator, pentru a înlătura riscul accesării neautorizate. De asemenea, acesta include procese automatizate pentru păstrarea pe termen nelimitat a documentelor cu caracter permanent și eliminarea celor cu termen de păstrare expirat, conform prevederilor nomenclatorului arhivistic. Sistemul informatic de arhivare electronică pe care vi-l oferim respectă legislația în vigoare în ceea ce privește confidențialitatea datelor și securitatea documentelor.

Firma dumneavoastră are sediul în altă locație?
Contactați-ne pentru a vă putea crea o ofertă personalizată!
Cere Ofertă

Ce presupune arhivarea electronică?

Vă prezentăm pașii pe care îi urmăm pentru a transpune întregul fond arhivistic pe care îl dețineți într-o arhivă digitală. Din momentul preluării comenzii și până în punctul procesării efective a proiectului dumneavoastră asigurăm transparență și profesionalism.

Organizarea eficientă a bazei de date și stocarea în siguranță a documentelor.

Primul pas în constituirea unei arhive electronice presupune scanarea tuturor documentelor și organizarea lor în baza de date, pe foldere, conform nomenclatorului arhivistic. Documentele sunt stocate în deplină siguranță pe serverul nostru sau pe serverul clientului, cu respectarea în totalitate a reglementărilor tehnice și a standardelor internaționale.

Arhivarea electronică a documentelor vă poate ajuta să renunțați la o parte din documentele fizice generate de compania dumneavoastră.

Facilitarea accesului la o arhivă electronică îmbunătățește productivitatea angajaților și reduce costurile impuse de interogarea unei arhive fizice. Documentele sunt procesate de un personal calificat, specializat în prelucrarea datelor. Astfel, timpul de procesare al arhivelor este redus, iar eficiența este ridicată.

Soluții de arhivare electronică adaptate nevoilor companiei dumneavoastră.

În funcție de specificul activității companiei, a volumului de documente care trebuie arhivate, sau a numărului de persoane/angajați care trebuie să acceseze arhiva electronică, ne adaptăm serviciile, astfel încât procesul de arhivare electronică să ușureze procesele desfășurate în cadrul companiei dumneavoastră.

Cere Ofertă

Legea arhivării electronice

Autenticitatea documentelor arhivate reprezintă un aspect esențial reglementat de autoritățile române. Prevederile impuse de legea nr. 135/2007 și legea nr. 16/1996 cu completările și modificările ulterioare reglementează procedeele de arhivare electronică ce vizează crearea, păstrarea, consultarea și utilizarea documentelor electronice. Astfel, o arhivă electronică conform legii trebuie să stocheze documentele în centre de date acreditate, să dețină o aplicație de management al arhivei conform Ministerului Comunicațiilor și Societății Informaționale, iar titlul de Administrator de Arhivă trebuie acreditat MCSI. Toate documentele specificate în lege, emise exclusiv în regim electronic, necesită arhivare electronică conform legii. Serviciile de arhivare electronică conform legii oferite de Soluții Arhivă asigură securitatea informației, garantează integritatea documentelor și accesul rapid la informație.

Servicii de arhivare electronică

Conversie digitală

Vezi mai mult

Indexare

Vezi mai mult

BUCUREŞTI

Strada Preciziei, Nr. 11, sector 6, București, România 0744 475 113 - Vânzări 0752 598 200 - Adeverințe 0350 802 485 - Vânzări

RÂMNICU VÂLCEA

Str. Căzănești nr.30B, Râmnicu Vâlcea, Jud. Vâlcea, România 0744 475 113 - Vânzări 0752 598 200 - Adeverințe 0350 802 485 - Vânzări

Soluția DMS pe care o punem la dispoziție clienților noștri permite: stocarea documentelor în format digital accesul rapid la baza de date a companie dumneavoastră.

Organizarea eficientă a bazei de date și stocarea în siguranță a documentelor.

Arhivarea electronică a documentelor vă poate ajuta să renunțați la o parte din documentele fizice generate de compania dumneavoastră.

Soluții de arhivare electronică adaptate nevoilor companiei dumneavoastră.

Legea arhivării electronice​

Soluția DMS pe care o punem la dispoziție clienților noștri permite:

stocarea documentelor în format digital

accesul rapid la baza de date a companie dumneavoastră.

Legea arhivării electronice