Contact

Managementul și stocarea
documentelor

Servicii de management al documentelor, adaptate nevoilor companiei dumneavoastră.

Implementarea unui sistem eficient de management al documentelor contribuie la optimizarea fluxurilor de lucru, creșterea productivității, precum și la maximizarea accesului la informațiile din baza dumneavoastră de date.
Beneficiile unui management al documentelor eficient
O gestiune eficientă a documentelor are ca efect optimizarea fluxurilor de lucru și a proceselor interne din cadrul companiei dumneavoastră, maximizând totodată accesul la informațiile din baza de date și securitatea acestora. De asemenea, un management eficient asigură optimizarea proceselor de creare, organizare, utilizare, eliminare și distrugere a documentelor, depozitarea acestora în condiții adecvate, precum și eficientizarea spațiului și timpului dedicat gestiunii arhivei companiei dumneavoastră.

Care sunt beneficiile Managementului de documente?

  • Gestionarea eficientă a documentelor
  • Accesul controlat și rapid la informație în orice moment
  • Rata de eroare umană foarte scăzută
  • Exactitatea datelor
  • Utilizarea sigură
  • Documentele pot fi prelucrate rapid iar eficiența muncii crește
  • Posibilitatea de sortare a documentelor pentru o folosire facilă
Servicii de management al documentelor,
adaptate nevoilor companiei dumneavoastră
Dacă specificul activității companiei dumneavoastră implică obligativitatea constituirii unei arhive fizice, vă punem la dispoziție:
Pentru implementarea unui sistem de gestiune a documentelor cât mai eficient, procesul de arhivare începe cu ordonarea și clasificarea acestora în dosare, în funcție de termenele de păstrare, conform prevederilor nomenclatorului arhivistic, activitate ce se poate derula fie la sediul nostru, fie la sediul companiei dumneavoastră, în cazul în care dispuneți de spațiul necesar.

Servicii de management al documentelor, adaptate nevoilor companiei dumneavoastră

Cum se realizează stocarea arhivei fizice de documente? Întrucât stocarea arhivei fizice necesită un spațiu adecvat în ce privește atât suprafața, cât și condițiile ce țin de siguranța și integritatea documentelor, vă punem la dispoziție posibilitatea de a depozita arhiva fizică a companiei dumneavoastră în depozite ce respectă toate condițiile în materie de temperatură și umiditate, având în dotare sisteme antiefracție, de pază și supraveghere.

Cum este stocată arhiva electronică?

În ce privește arhiva electronică, aceasta poate fi stocată în deplină siguranță, fie pe serverul dumneavoastră, fie pe serverul nostru, cu respectarea în totalitate a reglementărilor tehnice, a standardelor internaționale, a normelor legate de protecția mediului, securitatea și integritatea datelor.
Consultanță de specialitate în arhivarea documentelor
Având o experiență de peste 20 de ani în domeniul arhivării documentelor, vă punem la dispoziție servicii adaptate cerințelor companiei dumneavoastră, garantându-vă că soluțiile alese vor fi eficiente din punct de vedere financiar. De asemenea, vă oferim consultanță de specialitate pe tot parcursul derulării proiectului, inclusiv pentru întocmirea nomenclatorului arhivistic și înaintarea acestuia spre avizare către Arhivele Naționale.
Accesul facil la documentele din arhiva companiei dumneavoastră
Pentru a accesa documente sau informații din arhiva companiei dumneavoastră, puteți opta pentru scanarea și transmiterea acestora prin email/fax, transportarea cutiilor și a dosarelor la sediul dumneavoastră sau accesarea lor în camera vizitatorului din incinta depozitului. De asemenea, vă punem la dispoziție serviciul de arhivare electronică, o soluție practică și modernă ce presupune conversia documentelor în format electronic și accesarea lor de la distanță, cu un singur click, prin intermediul aplicației solutiei de DMS.
Transport documente de arhivă în condiții de siguranță și confidențialitate
Vă oferim servicii de transport documente de arhivă, cu scopul preluării pentru depozitare, al relocării sau returnării către beneficiar, adaptate cerințelor companiei dumneavoastră, garantând securitatea și integritatea documentelor pe tot parcursul derulării proiectului. Pentru relocarea în condiții de siguranță și deplină confidențialitate a arhivei companiei dumneavoastră, vă punem la dispoziție transportul cu autoutilitare de diverse dimensiuni, dotate cu echipamente pentru monitorizarea prin GPS, precum și personal specializat în manipularea arhivelor fizice. În ce privește transportul documentelor de arhivă, serviciile noastre includ împachetarea, etichetarea și inventarierea cutiilor ce urmează a fi relocate, echipamente profesionale specifice, precum și manipularea în condiții de maximă siguranță a documentelor.
Distrugere securizată a documentelor cu termen de păstrare expirat
Pentru o gestiune mai eficientă, precum și pentru optimizarea costurilor și a spațiului de stocare, documentele al căror ciclu de păstrare s-a încheiat sunt eliminate din arhiva fizică a companiei dumneavoastră. Întrucât informațiile din cuprinsul acestora au de cele mai multe ori caracter confidențial, vă oferim servicii de colectare responsabilă și distrugere securizată a documentelor, proces ce elimină orice risc al expunerii datelor companiei dumneavoastră. Documentele cu termen de păstrare expirat sunt distruse utilizând echipamente performante de tocare și/sau fragmentare amestecată și sunt ulterior predate unui colector autorizat, pentru a fi reciclate în mod responsabil. Procesul de distrugere se realizează conform legislației în vigoare, în condiții de maximă confidențialitate și este urmat de eliberarea unui certificat de distrugere securizată.
Estimare gratuită
Aveți întrebări? Sunteți gata să obțineți o cotație? Ne-am bucura să primim vești de la dumneavoastră. Vă rugăm să completați formularul de mai jos și un membru al echipei Soluții Arhivă vă va contacta în termen de o zi lucrătoare.
BUCUREŞTI
Strada Preciziei, Nr. 11, sector 6, București, România 0744 475 113 - Vânzări 0752 598 200 - Adeverințe 0350 802 485 - Vânzări
RÂMNICU VÂLCEA​
Str. Căzănești nr.30B, Râmnicu Vâlcea, Jud. Vâlcea, România 0744 475 113 - Vânzări 0752 598 200 - Adeverințe 0350 802 485 - Vânzări
Estimare gratuită
Aveți întrebări? Sunteți gata să obțineți o cotație? Ne-am bucura să primim vești de la dumneavoastră. Vă rugăm să completați formularul de mai jos și un membru al echipei Soluții Arhivă vă va contacta în termen de o zi lucrătoare.
Calendar Checkmark Mail Logo Ionic Location Call Play Play Star Globe