Cu toate că trăim în era digitalizării, caracterizată de o continuă migrație către mediul virtual, documentele rezistă trecerii timpului și persistă într-o formă fizică. Aceste foi de hârtie bine cunoscute, pe care le putem atinge și simți, continuă să fie relevante și valoroase, chiar și în această eră digitală înfloritoare.
Ai putea întreba de ce documentele în format fizic sunt încă atât de importante, într-o lume în care tehnologia este prioritară și majoritatea informațiilor sunt stocate în cloud-uri și pe dispozitive electronice. Răspunsul este surprinzător de simplu și logic. Arhivarea fizică oferă o serie de avantaje care nu pot fi neglijate, după cum vei descoperi în continuarea acestui articol.
Ce este arhivarea fizică și cum diferă de cea electronică?
Arhivarea fizică reprezintă procesul de păstrare și organizare a documentelor în format fizic, cum ar fi hârtia, dosarele și fișierele, într-un spațiu fizic dedicat. Aceasta presupune crearea unui sistem de stocare și accesare a documentelor într-un mod structurat și eficient.
Prin urmare, ea implică utilizarea documentelor în format fizic și depozitarea lor într-un spațiu dedicat, precum dulapurile de arhivă. Arhivarea electronică, pe de altă parte, se bazează pe stocarea și gestionarea documentelor în format digital, utilizând tehnologii și sisteme informatice.
De ce sunt încă preferate documentele fizice?
- Garanția autenticității
Deși arhivarea electronică permite autenticitatea documentelor, unele organizații preferă arhivarea fizică, prin care acestea pot fi semnate și ștampilate. Aceste semnături și ștampile pot servi ca dovezi solide în cazurile juridice și administrative.
- Compatibilitate universală
Documentele fizice nu necesită tehnologie avansată sau software special pentru a fi accesate sau citite. Ele pot fi utilizate și pot fi consultate de oricine, indiferent de nivelul lor de expertiză tehnologică.
- Durabilitate și longevitate
Documentele fizice bine întreținute pot rezista în timp și pot fi păstrate pentru generații. Ele pot servi ca mărturii ale trecutului și pot fi valorificate în cercetări istorice sau genealogice.
- Accesibilitatea în timp real
Unele companii preferă arhivarea fizică pentru că documentele sunt la îndemână și pot fi accesate în timp real, fără a fi nevoie de un dispozitiv electronic sau de conexiune la internet. Acest lucru este util în cazul unor situații de urgență sau în care se dorește acces rapid la informații.
- Experiența tangibilă
Documentele fizice pot oferi o experiență tangibilă și vizuală plăcută, ce poate fi preferată de unele persoane. Posibilitatea de a răsfoi paginile, de a sublinia sau de a face adnotări direct pe hârtie facilitează procesul de învățare, cercetare sau colaborare.
- Păstrarea patrimoniului cultural
Arhivarea fizică poate contribui la păstrarea și conservarea patrimoniului cultural și a documentelor istorice. Aceasta permite accesul publicului la documente sau la artefacte culturale într-un mod autentic.
Beneficiile oferite de arhivarea fizică a documentelor
Dincolo de preferința pe care unele companii o pot avea pentru arhivarea fizică, aceasta reprezintă o soluție viabilă și valoroasă pentru păstrarea și gestionarea documentelor, oferind o gamă largă de beneficii care contribuie la eficiența și securitatea activității organizaționale. Iată câteva dintre aceste beneficii:
- Păstrarea documentelor organizate și ușor de accesat
Arhivarea fizică permite organizarea structurată a documentelor, utilizând metode precum sistemele de clasificare și etichetare. Acest lucru facilitează găsirea rapidă a documentelor atunci când sunt necesare, ceea ce contribuie la eficiența și productivitatea organizației.
- Acces rapid și securizat la date și documente
Având documentele fizice într-un loc bine definit, este mai ușor și mai rapid să le găsești și să le accesezi atunci când ai nevoie de ele. De asemenea, un sistem de securitate adecvat poate fi implementat pentru a proteja documentele împotriva accesului neautorizat sau a deteriorării.
- Backup suplimentar
În timpul în care tehnologia evoluează și soluțiile de stocare electronică devin tot mai prevalente, arhivarea fizică poate juca un rol important ca formă suplimentară de backup și protecție a documentelor. În cazul în care intervin probleme tehnice sau de securitate cibernetică, precum defectarea echipamentului sau atacurile cibernetice, arhivarea fizică oferă o rezervă valoroasă de documente, care poate fi accesată și utilizată independent de infrastructura electronică.
- Economisirea spațiului de stocare
Arhivarea fizică eficientă permite economisirea spațiului de stocare. Documentele pot fi organizate într-un mod compact și optimizat, astfel încât să nu fie nevoie de spațiu suplimentar sau costuri asociate cu stocarea electronică pe servere sau în cloud.
- Conformitate cu reglementările și cerințele legale
Anumite norme și reglementări impun păstrarea documentelor în format fizic pentru o anumită perioadă de timp.
- Evitarea riscului de pierdere a documentelor
Documentele fizice arhivate corespunzător sunt mai puțin susceptibile la pierdere sau deteriorare accidentală. Ele pot fi protejate împotriva unor evenimente precum defectarea echipamentului electronic sau pierderea datelor din cauza unor erori tehnice. Astfel, riscul de a pierde informații valoroase sau confidențiale este redus semnificativ.
- Eficientizarea fluxului de lucru
Având documentele organizate și ușor de accesat, angajații pot avea un flux de lucru mai eficient și mai productiv. Reducerea timpului necesar pentru căutarea documentelor și accesul rapid la informații relevante facilitează procesele de luare a deciziilor și colaborare între membrii echipei.
Cum se desfășoară arhivarea fizică a documentelor la Soluții Arhivă?
La Soluții Arhivă punem la dispoziția clienților noștri soluții de arhivare fizică încă din anul1994. Prin intermediul serviciilor noastre, vei experimenta avantajele unei arhive organizate, accesibile rapid și sigure, economisind în același timp spațiu de stocare și evitând riscul de pierdere a documentelor.
Împreună, putem eficientiza fluxul de lucru și asigura integritatea informațiilor deținute. Iată care sunt serviciile de arhivare fizică pe care le oferim:
- Ordonarea documentelor
Primul pas în arhivarea fizică este ordonarea documentelor. Aceasta implică clasificarea și organizarea documentelor în funcție de criterii precum tipul, data, departamentul sau alte categorii relevante pentru activitatea companiei tale. Prin ordonarea corespunzătoare a documentelor, vei găsi mai rapid și ușor informații de care ai nevoie.
- Constituirea unității arhivistice
După ordonarea documentelor, acestea sunt grupate în unități arhivistice, cum ar fi dosare sau cutii speciale de arhivare. Aceste unități arhivistice sunt etichetate și înregistrate într-un sistem de evidență, pentru a putea fi urmărite și identificate ulterior.
- Fondarea documentelor
Fondarea documentelor este necesară atunci când o companie deține mai mult de un fond arhivistic, precum situațiile în care două sau mai multe organizații fuzionează. Aceasta include îndosarierea documentelor în dosare speciale, utilizarea hârtiei de protecție pentru a preveni deteriorarea și asigurarea unei ordini clare a acestora în fiecare unitate arhivistică.
- Legarea unității arhivistice
După fondare, unitățile arhivistice sunt legate într-un mod care să ofere protecție și siguranță documentelor. La Soluții Arhivă acest proces se realizează cu sfoară de cânepă, între coperți de carton, cu o grosime a cotorului de maxim 2,5 centimetri, pentru a proteja pe deplin documentele.
- Inventariere documente
Pe măsură ce unitățile arhivistice sunt completate și legate, se efectuează inventarierea acestora. Acest proces constă în înregistrarea detaliată a conținutului fiecărei unități arhivistice într-o bază de date sau registru, astfel încât să se poată identifica rapid și precis documentele în viitor.
- Selecționarea documentelor
Selecționarea documentelor este un proces important în arhivarea fizică, care constă în identificarea și separarea documentelor care nu mai sunt necesare sau care au atins termenul de păstrare. Aceasta asigură un spațiu eficient de stocare și o arhivă mai curată și organizată.
Prin urmare, arhivarea fizică implică etapele de ordonare, constituire a unităților arhivistice, fondare a documentelor, legare a unităților arhivistice, inventariere și selecționare a documentelor. La Soluții Arhivă aceste procese sunt realizate cu atenție și precizie, pentru a asigura o arhivare eficientă și ușor de gestionat.
Pentru a veni și mai mult în sprijinul tău, îți oferim consultanță gratuită, astfel încât tot ce trebuie să faci este să ne contactezi sau să ceri o estimare gratuită, iar un membru al echipei noastre te va contacta în termen de o zi lucrătoare.
