Management documente

Managementul documentelor reprezintă procesul de supraveghere şi de control activ al documentelor, care include crearea, organizarea, utilizarea, eliminarea și distrugerea acestora, în momentul în care nu mai prezintă relevanţă istorică ori de altă natură.

Managementul documentelor este o componentă de bază a unei firme specializate în Servicii de Arhivare. Gestionarea, menţinerea şi păstrarea documentelor trebuie organizată astfel încât să fie consolidată încrederea clienților.

Managementul documentelor în cadrul sistemului public sau privat nu se referă doar la ataşarea corectă a documentelor, ci reprezintă un proces activ pe baza căruia se susţine nevoia de acces la informaţie.

Managementul documentelor implică, în principal, următoarele tipuri de activităţi:

  • Stabilirea unor politici şi standarde instituţionale aferente;
  • Atribuirea responsabilităţilor în acest domeniu şi stabilirea nivelurilor de autoritate corespunzătoare;
  • Implementarea sistemelor pentru stocarea şi păstrarea documentelor;
  • Stabilirea de garanţii adecvate cu privire la securitatea şi integritatea documentelor şi informaţiilor;
  • Asigurarea faptului că politicile şi practicile legate de managementul documentelor respectă prevederile legale în materie

Managementul eficient al documentelor prezintă următoarele avantaje:

  • Maximizează accesul la documente
  • Promovează responsabilitatea
  • Protejează drepturile individuale
  • Promovează încrederea
  • Contribuie la respectarea principiului siguranţei
  • Notă: Surse – Documente de referință

Notă: Surse – Documente de referință