Servicii / Arhivare electronică

Datorită evoluției tehnlogiei, acum este posibil să păstrați documentele în format digitial și să le accesați rapid și simplu, prin arhivare electronică.

Arhiva electronică vă permite să eficientizați spațiul alocat unei arhive fizice, eficientizând costurile dedicate acesteia, să păstrați documentele în siguranță și să le aveți la îndemână oricând, cu doar un ”click”. În plus, înlătură riscurile legate de deteriorarea documentelor pe hârtie, fie din cauza trecerii timpului, fie a manipulării excesive.

Pentru arhivarea electronică, sunt necesare două componente:
– O bază de date bine organizată și spațiu de stocare suficient;
– O componentă de software care vă oferă accesul rapid la documente, adaptată nevoilor și cerințelor companiei dumnevoastră.

Primul pas pentru alcătuirea arhivei electronice presupune scannarea tuturor documentelor, apoi organizarea lor în baza de date, pe foldere, așa cum prevede nomenclatorul arhivistic. Mai multe detalii despre această activitate vă invităm să aflați la secțiunea Servicii-Scannare. Stocarea documentelor pe serverul nostru se face în deplină siguranță, cu respectarea în totalitate a reglementărilor tehnice, a standardelor internaționale, a normelor legate de protecția mediului, securitatea și integritatea datelor.

Sistemul informatic de arhivare electronică (componenta software) pe care vi-l punem la dispoziție respectă, în primul rând, legislația în vigoare în ceea ce privește confidențialitatea datelor și securitatea documentelor. Procesele sunt automatizate pentru păstrarea pe termen nelimitat a documentelor cu caracter permanent și eliminarea celor cu termen de păstrare expirat, conform prevederilor nomenclatorului arhivistic. Asigură, de asemenea, introducerea documentelor în baza de date, funcții de căutare complexe, respectarea regimului de acces pentru fiecare utilizator pentru a înlătura riscul accesării neautorizate.

Arhiva electronică a documentelor deja existente pe hârtie nu înlătură arhiva fizică. Dacă activitatea campaniei presupune obligativitatea unei arhive fizice, vă punem oferi organizarea acesteia conform nomeclatorului, depozitarea în siguranță a documentelor fizice și copii digitale, pentru eficientizarea fluxului de lucru și scăderea costurilor și timpului necesar manipulării documentelor pe hârtie.

În funcție de specificul activității companiei, a volumului de documente care trebuie arhivate, a numărului de persoane/angajați care trebuie să acceseze arhiva electronică, ne adaptăm serviciile pe care vi le punem la dispoziție, astfel încât procesul de arhivare electronică să ușureze procesele desfășurate în cadrul companiei dumneavoastră.

» Consultanță pentru întocmire nomenclator arhivistic» Pregătire unități arhivistice» Fondare documente» Ordonare documente» Constituire unități arhivistice» Legare unități arhivistice» Inventariere dosare» Selecționare documente» Arhivare electronică» Scanare documente» Depozitare - lucru cu documentele» Restaurare documente» Relocări arhive» Distrugere documente» Decontaminare» Producție» SURSE - DOCUMENTE DE REFERINȚĂ